MIS-SUT

ข่าวประชาสัมพันธ์

คู่มือ

มารู้จักกับระบบจัดเก็บเอกสารของสำนักวิชากันเถอะ

สำนักวิชาในมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารีขณะนี้มีทั้งหมด 5 สำนักวิชา ได้แก่ สำนักวิชาวิทยาศาสตร์ สำนักวิชาเทคโนโลยีสังคม สำนักวิชาเทคโนโลยีเกษตร สำนักวิชาวิศวกรรมศาสตร์ และสำนักวิชาแพทยศาสตร์ ในแต่ละสำนักวิชาจะมีสาขาวิชาอีกมากมายซึ่งท่านสามารถค้นหาสาขาวิชาต่างๆ ได้จาก home page ของแต่ละสำนักวิชา ในแต่ละปีแต่ละสาขาและสำนักวิชาจะมีการจัดทำเอกสารและรับ-ส่งเอกสารซึ่งมีทั้งเอกสารภายในของสำนักวิชาและของสาขาวิชามากมาย รวมทั้งเอกสารส่วนกลางซึ่งถูกจัดส่งมาจากหน่วยงานที่ดูแลคือ ส่วนสารบรรณและนิติการด้วย ดังนั้นในแต่ละปีเราคงจะพอจินตนาการได้ว่าจำนวนหรือปริมาณเอกสารจะมีมากน้อยเพียงไร หากสำนักวิชาหรือสาขาวิชาไม่มีระบบจัดเก็บและสืบค้นเอกสารเหล่านี้ดีพอ จะก่อความวุ่นวายมากน้อยเพียงใด ซึ่งที่ผ่านมาเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่ขอรับบริการจากสำนักวิชาหรือสาขาวิชาคงจะทราบกันดี

ในการนี้ทีมงานพัฒนาและปรับปรุงระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ(MIS) ร่วมกับหัวหน้าสำนักงานของสำนักวิชาและตัวแทนจากสาขาวิชาต่างๆ ได้ตระหนักถึงปัญหาดังกล่าว จึงได้ร่วมกันพัฒนาระบบจัดเก็บเอกสารของสำนักและสาขาวิชาขึ้น เพื่อจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ สะดวกและง่ายต่อการค้นหา สามารถเชื่อมโยงกับระบบจัดเก็บเอกสารของส่วนสารบรรณและนิติการและระบบ MIS ของมหาวิทยาลัยได้

ระบบจัดเก็บเอกสารของสำนักวิชาเป็นระบบที่ใช้งานภายใน มทส. (อินทราเน็ต) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บและการค้นหาเอกสารต่าง ๆ โดยระบบจะจัดเก็บทั้งข้อมูลที่ใช้สำหรับในการสืบค้น อาทิเช่น เอกสารการประชุม หนังสือเข้า-ออก คำสั่ง ประกาศ แนวปฏิบัติ คู่มือ/เอกสารที่เกี่ยวกับนักศึกษา คำขอ/ยืนยันคำของบประมาณ SAR และอื่นๆโดยเอกสารต้นฉบับจะถูกจัดเก็บในรูปแบบของไฟล์ต่างๆ อาทิเช่น word,excel และ pdf โดยที่เจ้าหน้าที่ของสำนักวิชาหรือสาขาวิชาสามารถแนบไฟล์ดังกล่าวขึ้นสู่ระบบได้โดยง่าย หรือหากไม่มีไฟล์ เจ้าหน้าที่สามารถ scan เอกสารผ่านเครื่อง scanner และแนบไฟล์ดังกล่าวผ่านระบบจัดเก็บเอกสารนี้ได้ทันที

ลักษณะการพัฒนาระบบเป็นแบบ Web-based สามารถรองรับการทำงานในลักษณะ multi-user และ mulit-login ได้ ซึ่งผู้ใช้สามารถใช้งานได้ง่ายโดยผ่านทางเว็บเบราเซอร์ ได้แก่ Internet Explorer (IE) ดังนั้นถ้าเครื่องคอมพิวเตอร์ของท่านต่อเชื่อมกับระบบเครื่อข่ายของมหาวิทยาลัย ท่านก็สามารถใช้ระบบนี้ได้ทันที

การใช้งานระบบจัดเก็บเอกสาร

ท่านสามารถเข้าใช้งานระบบจัดเก็บเอกสารได้ 2 รูปแบบ (หลังจาก login เข้าสู่ระบบแล้ว) ได้แก่

ทำการค้นหาเอกสารต่างๆ ตามเงื่อนไขที่ท่านระบุ ผ่านทางลิงค์ e-document(สำนักวิชา)จากหน้าหลักของระบบ MIS
ซึ่งจะเปิดให้บริการในเร็วๆ นี้ หรือ

ทำการตรวจสอบเอกสารส่วนบุคคล เช่น คำสั่งแต่งตั้ง คณะกรรมการ ประกาศ และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
ซึ่งทางทีมงานกำลังพัฒนาและจะเปิดให้บริการในลำดับถัดไป

การแสดงผล

ขณะนี้ระบบสามารถแสดงผลตามเงื่อนไขที่กำหนดได้ สามารถจัดพิมพ์ผลออกทางเครื่องพิมพ์ ได้ และดูรายละเอียดของเอกสารต้นฉบับได้

ความต้องการของระบบ

เครื่องคอมพิวเตอร์

แบบ Celeron ขนาด 1.5 GB แนะนำ 2 GB

หน่วยความจำอย่างต่ำ 256 MB แนะนำ 512 MB

พื้นที่ว่างในฮาร์ดดิสอย่างน้อย 40 GB แนะนำ 80 GB

เครื่อง Scanner

รุ่น Scanjet automatic feeder

ความละเอียดอย่างต่ำ 300 dpi

สามารถ Scan สีเทาและขาว-ดำได้ (Gray scale และ Black & White)

หลักการทำงานของระบบ

1. ผู้ใช้บันทึกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับใช้ในการค้นหาผ่านโปรแกรมที่ทางทีมงาน MIS พัฒนา
2. Scan เอกสารผ่านเครื่อง scanner ที่ต่อพ่วงกับเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ หรือในกรณีที่มีไฟล์อยู่แล้วให้แนบไฟล์ผ่านทางระบบ 3. ทำการจัดส่งข้อมูลจากเครื่องผู้ใช้ไปยังเครื่อง Server 4. ผู้ใช้ค้นหาและ view เอกสารผ่านโปรแกรมที่ทีมงาน MIS พัฒนา

ภาพหลักการทำงานของระบบ

หากพบข้อผิดพลาด โปรดแจ้งทีมงาน MIS โทร. 4076