รหัสพนักงาน
รหัสผ่าน
หากลืมรหัสผ่าน Click ที่นี่


ข่าวประชาสัมพันธ์
คู่มือ


 มารู้จักกับระบบจัดเก็บเอกสารของสำนักวิชากันเถอะ 
  
 สำนักวิชาในมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารีขณะนี้มีทั้งหมด 5 สำนักวิชา ได้แก่ สำนักวิชาวิทยาศาสตร์ สำนักวิชาเทคโนโลยีสังคม สำนักวิชาเทคโนโลยีเกษตร สำนักวิชาวิศวกรรมศาสตร์ และสำนักวิชาแพทยศาสตร์ ในแต่ละสำนักวิชาจะมีสาขาวิชาอีกมากมายซึ่งท่านสามารถค้นหาสาขาวิชาต่างๆ ได้จาก home page ของแต่ละสำนักวิชา ในแต่ละปีแต่ละสาขาและสำนักวิชาจะมีการจัดทำเอกสารและรับ-ส่งเอกสารซึ่งมีทั้งเอกสารภายในของสำนักวิชาและของสาขาวิชามากมาย รวมทั้งเอกสารส่วนกลางซึ่งถูกจัดส่งมาจากหน่วยงานที่ดูแลคือ ส่วนสารบรรณและนิติการด้วย ดังนั้นในแต่ละปีเราคงจะพอจินตนาการได้ว่าจำนวนหรือปริมาณเอกสารจะมีมากน้อยเพียงไร หากสำนักวิชาหรือสาขาวิชาไม่มีระบบจัดเก็บและสืบค้นเอกสารเหล่านี้ดีพอ จะก่อความวุ่นวายมากน้อยเพียงใด ซึ่งที่ผ่านมาเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่ขอรับบริการจากสำนักวิชาหรือสาขาวิชาคงจะทราบกันดี 
   
 ในการนี้ทีมงานพัฒนาและปรับปรุงระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ(MIS) ร่วมกับหัวหน้าสำนักงานของสำนักวิชาและตัวแทนจากสาขาวิชาต่างๆ ได้ตระหนักถึงปัญหาดังกล่าว จึงได้ร่วมกันพัฒนาระบบจัดเก็บเอกสารของสำนักและสาขาวิชาขึ้น เพื่อจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ สะดวกและง่ายต่อการค้นหา สามารถเชื่อมโยงกับระบบจัดเก็บเอกสารของส่วนสารบรรณและนิติการและระบบ MIS ของมหาวิทยาลัยได้ 
   
 ระบบจัดเก็บเอกสารของสำนักวิชาเป็นระบบที่ใช้งานภายใน มทส. (อินทราเน็ต) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บและการค้นหาเอกสารต่าง ๆ โดยระบบจะจัดเก็บทั้งข้อมูลที่ใช้สำหรับในการสืบค้น อาทิเช่น เอกสารการประชุม หนังสือเข้า-ออก คำสั่ง ประกาศ แนวปฏิบัติ คู่มือ/เอกสารที่เกี่ยวกับนักศึกษา คำขอ/ยืนยันคำของบประมาณ SAR และอื่นๆโดยเอกสารต้นฉบับจะถูกจัดเก็บในรูปแบบของไฟล์ต่างๆ อาทิเช่น word,excel และ pdf โดยที่เจ้าหน้าที่ของสำนักวิชาหรือสาขาวิชาสามารถแนบไฟล์ดังกล่าวขึ้นสู่ระบบได้โดยง่าย หรือหากไม่มีไฟล์ เจ้าหน้าที่สามารถ scan เอกสารผ่านเครื่อง scanner และแนบไฟล์ดังกล่าวผ่านระบบจัดเก็บเอกสารนี้ได้ทันที  
   
 ลักษณะการพัฒนาระบบเป็นแบบ Web-based สามารถรองรับการทำงานในลักษณะ multi-user และ mulit-login ได้ ซึ่งผู้ใช้สามารถใช้งานได้ง่ายโดยผ่านทางเว็บเบราเซอร์ ได้แก่ Internet Explorer (IE) ดังนั้นถ้าเครื่องคอมพิวเตอร์ของท่านต่อเชื่อมกับระบบเครื่อข่ายของมหาวิทยาลัย ท่านก็สามารถใช้ระบบนี้ได้ทันที 
   
 การใช้งานระบบจัดเก็บเอกสาร 
 ท่านสามารถเข้าใช้งานระบบจัดเก็บเอกสารได้ 2 รูปแบบ (หลังจาก login เข้าสู่ระบบแล้ว) ได้แก่ 
 
ทำการค้นหาเอกสารต่างๆ ตามเงื่อนไขที่ท่านระบุ ผ่านทางลิงค์ e-document(สำนักวิชา)จากหน้าหลักของระบบ MIS
ซึ่งจะเปิดให้บริการในเร็วๆ นี้ หรือ
ทำการตรวจสอบเอกสารส่วนบุคคล เช่น คำสั่งแต่งตั้ง คณะกรรมการ ประกาศ และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
ซึ่งทางทีมงานกำลังพัฒนาและจะเปิดให้บริการในลำดับถัดไป
 
   
 การแสดงผล 
 ขณะนี้ระบบสามารถแสดงผลตามเงื่อนไขที่กำหนดได้ สามารถจัดพิมพ์ผลออกทางเครื่องพิมพ์ ได้ และดูรายละเอียดของเอกสารต้นฉบับได้  
   
 ความต้องการของระบบ 
 
เครื่องคอมพิวเตอร์
แบบ Celeron ขนาด 1.5 GB แนะนำ 2 GB
หน่วยความจำอย่างต่ำ 256 MB แนะนำ 512 MB
พื้นที่ว่างในฮาร์ดดิสอย่างน้อย 40 GB แนะนำ 80 GB
เครื่อง Scanner
รุ่น Scanjet automatic feeder
ความละเอียดอย่างต่ำ 300 dpi
สามารถ Scan สีเทาและขาว-ดำได้ (Gray scale และ Black & White)
 
   
 หลักการทำงานของระบบ 
 
1. ผู้ใช้บันทึกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับใช้ในการค้นหาผ่านโปรแกรมที่ทางทีมงาน MIS พัฒนา
2. Scan เอกสารผ่านเครื่อง scanner ที่ต่อพ่วงกับเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ หรือในกรณีที่มีไฟล์อยู่แล้วให้แนบไฟล์ผ่านทางระบบ 3. ทำการจัดส่งข้อมูลจากเครื่องผู้ใช้ไปยังเครื่อง Server 4. ผู้ใช้ค้นหาและ view เอกสารผ่านโปรแกรมที่ทีมงาน MIS พัฒนา
 
   
 ภาพหลักการทำงานของระบบ 
 
 
   
   

หากพบข้อผิดพลาด โปรดแจ้งทีมงาน MIS โทร. 4076
จัดทำโดย สถานส่งเสริมและพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) โทรศัพท์ 044224076, 044224079, 044224086 โทรสาร 044224020 Email: sut-mis@sut.ac.th