รหัสพนักงาน
   
รหัสผ่าน
   
หากลืมรหัสผ่าน Click ที่นี่
ข่าวประชาสัมพันธ์
คู่มือ


  มารู้จักกับระบบจัดเก็บเอกสารกันเถอะ  
   
  ในแต่ละปีมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารีได้ใช้งบประมาณในการจัดซื้อกระดาษเป็นจำนวนมากในการทำสำเนาคำสั่ง ประกาศ ระเบียบ ข้อบังคับต่างๆ ให้กับหน่วยงานและบุคคลากรที่เกี่ยวข้องและนับวันปริมาณกระดาษที่ต้องใช้ก็ยิ่งทวีคูณขึ้นเรื่อยๆ และหนักไปกว่านั้น คือการค้นหาข้อมูลต้องอาศัยเจ้าหน้าที่ที่ดูแลและใช้เวลาในการค้นหา ซึ่งมหาวิทยาลัยได้ตระหนักถึงปัญหาเหล่านี้เป็นอย่างดี ในปีที่ผ่านๆ มา มหาวิทยาลัยพยายามแก้ปัญหาโดยจัดซื้อระบบจัดเก็บเอกสารเข้ามาใช้งาน แต่ด้วยการที่มหาวิทยาลัยยังขาดผู้เชี่ยวชาญในด้านการดูแล บริหารและจัดการระบบอย่างมีประสิทธิภาพจึงทำให้ระบบไม่ประสบผลสำเร็จเท่าที่ควร  
     
  ในการนี้ทีมงานพัฒนาและปรับปรุงระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ(MIS) ได้ตรวจสอบและวิเคราะห์ระบบจัดเก็บเอกสารที่มหาวิทยาลัยได้ทำการจัดซื้อและพบปัญหาหลายประการ อาทิเช่น ปัญหา software license ปัญหาความบกพร่องของโปรแกรม(Programming Bug) ปัญหาการออกแบบที่ไม่รองรับการทำงานของมหาวิทยาลัย ปัญหาการดูแล และปัญหาอื่นๆ ซึ่งได้พิจารณาแล้วเห็นว่าการพัฒนาระบบใหม่น่าจะง่ายกว่าและเหมาะสมกับการใช้งานของมหาวิทยาลัยมากกว่า โดยระบบจัดเก็บเอกสารที่ทางทีมงานได้พัฒนาขึ้นมาใหม่นี้จะเน้นเรื่องการออกแบบให้รองรับและสะดวกกับการใช้งานของหน่วยงานที่ดูแลข้อมูลและผู้ใช้งานเป็นหลัก สามารถเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลกลางของมหาวิทยาลัย คือ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ(MIS) และสามารถใช้งานร่วมกับระบบอื่นๆ ที่ทีมงานจะพัฒนาต่อไปได้ อาทิเช่น ระบบภาระงาน เป็นต้น  
     
  ระบบจัดเก็บเอกสารเป็นระบบที่ใช้งานภายใน มทส. (อินทราเน็ต) ซึ่งพัฒนาขึ้นมาเพื่อลดการใช้ปริมาณกระดาษ และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บและการค้นหาเอกสารต่าง ๆ ซึ่งทางทีมงานฯ ได้เริ่มพัฒนาให้ส่วนสารบรรณและนิติการ ซึ่งเป็นหน่วยงานภายใน มทส. ที่ทำหน้าที่ในการดูแลและจัดเก็บเอกสารของมหาวิทยาลัย อาทิเช่น ประกาศ คำสั่ง ระเบียบ ข้อกำหนด ข้อบังคับต่างๆ ซึ่งถือว่าเป็นเอกสารส่วนกลางของมหาวิทยาลัย การจัดเก็บของระบบฯ จะเน้นความสะดวกในการใช้งานของหน่วยงาน โดยเอกสารจะถูกสแกนและเก็บในรูปแบบ PDF ไฟล์ ซึ่งสามารถสแกนเข้าสู่ระบบโดยตรงหรือจะทำสำเนาไฟล์ที่มีอยู่ในเครื่องของผู้ใช้และนำเข้าสู่ระบบก็ได้ นอกจากนี้ระบบยังเก็บข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นสำหรับใช้ในการค้นหา ซึ่งบุคลากรทุกคนสามารถค้นหาได้โดยใช้เงื่อนไขต่างๆ กัน  
     
  ระบบจัดเก็บเอกสารได้เริ่มมีการใช้งานที่ส่วนสารบรรณฯ เมื่อวันที่ 1 สิงหาคม 2549 โดยได้รับความร่วมมือจากเจ้าหน้าที่ของส่วนสารบรรณฯ เป็นอย่างดี ขณะนี้ทางส่วนสารบรรณฯ ได้จัดเก็บเอกสารเข้าสู่ระบบแล้วกว่า 5,000 รายการ และในวันที่ 1 ธันวาคม 2549 ทีมงานจะเปิดให้บุคลากรทุกท่านทำการค้นหาข้อมูลต่างๆ ที่ต้องการหรือที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรแต่ละท่าน หากได้รับการตอบรับเป็นอย่างดี คาดว่าระบบจะสามารถขยายผลไปให้หน่วยงานอื่นที่สนใจนำไปใช้ได้ในเร็วๆ นี้ ในระหว่างนี้หากหน่วยงานใดสนใจที่จะนำระบบจัดเก็บเอกสารไปทดลองใช้ภายในหน่วยงานก็สามารถติดต่อทีมงานได้โดยตรง  
     
  ลักษณะการพัฒนาระบบเป็นแบบ Web-based ซึ่งผู้ใช้สามารถใช้งานได้ง่ายโดยผ่านทางเว็บเบราเซอร์ ได้แก่ Internet Explorer (IE) ดังนั้นถ้าเครื่องคอมพิวเตอร์ของท่านต่อเชื่อมกับระบบเครื่อข่ายของมหาวิทยาลัย ท่านก็สามารถใช้ระบบนี้ได้ทันที  
     
  การใช้งานระบบจัดเก็บเอกสาร  
          ท่านสามารถเข้าใช้งานระบบจัดเก็บเอกสารได้ 2 รูปแบบ (หลังจาก login เข้าสู่ระบบแล้ว) ได้แก่  
          1. ทำการค้นหาเอกสารต่างๆ ตามเงื่อนไขที่ท่านระบุ ผ่านทางลิงค์ e-document(ส่วนสารบรรณและนิติการ)              จากหน้าหลักของระบบ MIS ซึ่งจะเปิดให้บริการในวันที่ 1 ธันวาคม 2549 นี้ หรือ
          2. ทำการตรวจสอบเอกสารส่วนบุคคล เช่น คำสั่งแต่งตั้ง คณะกรรมการ ประกาศ และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง 
              ซึ่งทางทีมงานกำลังพัฒนาและจะเปิดให้บริการในลำดับถัดไป 		 
     
  การแสดงผล  
          ขณะนี้ระบบสามารถแสดงผลตามเงื่อนไขที่กำหนดได้ สามารถจัดพิมพ์ผลออกทางเครื่องพิมพ์ ได้ และดูรายละเอียดของเอกสารต้นฉบับได้  
     
  ความต้องการของระบบ  
          1. เครื่องคอมพิวเตอร์
                - แบบ Celeron ขนาด 1.5 GB แนะนำ 2 GB
                - หน่วยความจำอย่างต่ำ 256 MB แนะนำ 512 MB
                - พื้นที่ว่างในฮาร์ดดิสอย่างน้อย 40 GB แนะนำ 80 GB 		 
          2. เครื่อง Scanner
                - รุ่น Scanjet automatic feeder
                - ความละเอียดอย่างต่ำ 300 dpi
                - สามารถ Scan สีเทาและขาว-ดำได้ (Gray scale และ Black & White) 		 
     
  หลักการทำงานของระบบ  
        1. ผู้ใช้บันทึกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับใช้ในการค้นหาผ่านโปรแกรมที่ทางทีมงาน MIS พัฒนา
        2. Scan เอกสารผ่านเครื่อง scanner ที่ต่อพ่วงกับเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้
        3. ทำการจัดส่งข้อมูลจากเครื่องผู้ใช้ไปยังเครื่อง Server
        4. ผู้ใช้ค้นหาและ view เอกสารผ่านโปรแกรมที่ทีมงาน MIS พัฒนา 		 
     
  ภาพหลักการทำงานของระบบ  
     
 
 
     

จัดทำโดย สถานส่งเสริมและพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) Email: sut-mis@sut.ac.th