รหัสพนักงาน
รหัสผ่าน
หากลืมรหัสผ่าน Click ที่นี่


ข่าวประชาสัมพันธ์
คู่มือ


  มารู้จักกับระบบจัดเก็บเอกสารกันเถอะ  
   
  ในแต่ละปีมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารีได้ใช้งบประมาณในการจัดซื้อกระดาษเป็นจำนวนมากในการทำสำเนาคำสั่ง ประกาศ ระเบียบ ข้อบังคับต่างๆ ให้กับหน่วยงานและบุคคลากรที่เกี่ยวข้องและนับวันปริมาณกระดาษที่ต้องใช้ก็ยิ่งทวีคูณขึ้นเรื่อยๆ และหนักไปกว่านั้น คือการค้นหาข้อมูลต้องอาศัยเจ้าหน้าที่ที่ดูแลและใช้เวลาในการค้นหา ซึ่งมหาวิทยาลัยได้ตระหนักถึงปัญหาเหล่านี้เป็นอย่างดี ในปีที่ผ่านๆ มา มหาวิทยาลัยพยายามแก้ปัญหาโดยจัดซื้อระบบจัดเก็บเอกสารเข้ามาใช้งาน แต่ด้วยการที่มหาวิทยาลัยยังขาดผู้เชี่ยวชาญในด้านการดูแล บริหารและจัดการระบบอย่างมีประสิทธิภาพจึงทำให้ระบบไม่ประสบผลสำเร็จเท่าที่ควร  
     
  ในการนี้ทีมงานพัฒนาและปรับปรุงระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ(MIS) ได้ตรวจสอบและวิเคราะห์ระบบจัดเก็บเอกสารที่มหาวิทยาลัยได้ทำการจัดซื้อและพบปัญหาหลายประการ อาทิเช่น ปัญหา software license ปัญหาความบกพร่องของโปรแกรม(Programming Bug) ปัญหาการออกแบบที่ไม่รองรับการทำงานของมหาวิทยาลัย ปัญหาการดูแล และปัญหาอื่นๆ ซึ่งได้พิจารณาแล้วเห็นว่าการพัฒนาระบบใหม่น่าจะง่ายกว่าและเหมาะสมกับการใช้งานของมหาวิทยาลัยมากกว่า โดยระบบจัดเก็บเอกสารที่ทางทีมงานได้พัฒนาขึ้นมาใหม่นี้จะเน้นเรื่องการออกแบบให้รองรับและสะดวกกับการใช้งานของหน่วยงานที่ดูแลข้อมูลและผู้ใช้งานเป็นหลัก สามารถเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลกลางของมหาวิทยาลัย คือ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ(MIS) และสามารถใช้งานร่วมกับระบบอื่นๆ ที่ทีมงานจะพัฒนาต่อไปได้ อาทิเช่น ระบบภาระงาน เป็นต้น  
     
  ระบบจัดเก็บเอกสารเป็นระบบที่ใช้งานภายใน มทส. (อินทราเน็ต) ซึ่งพัฒนาขึ้นมาเพื่อลดการใช้ปริมาณกระดาษ และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บและการค้นหาเอกสารต่าง ๆ ซึ่งทางทีมงานฯ ได้เริ่มพัฒนาให้ส่วนสารบรรณและนิติการ ซึ่งเป็นหน่วยงานภายใน มทส. ที่ทำหน้าที่ในการดูแลและจัดเก็บเอกสารของมหาวิทยาลัย อาทิเช่น ประกาศ คำสั่ง ระเบียบ ข้อกำหนด ข้อบังคับต่างๆ ซึ่งถือว่าเป็นเอกสารส่วนกลางของมหาวิทยาลัย การจัดเก็บของระบบฯ จะเน้นความสะดวกในการใช้งานของหน่วยงาน โดยเอกสารจะถูกสแกนและเก็บในรูปแบบ PDF ไฟล์ ซึ่งสามารถสแกนเข้าสู่ระบบโดยตรงหรือจะทำสำเนาไฟล์ที่มีอยู่ในเครื่องของผู้ใช้และนำเข้าสู่ระบบก็ได้ นอกจากนี้ระบบยังเก็บข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นสำหรับใช้ในการค้นหา ซึ่งบุคลากรทุกคนสามารถค้นหาได้โดยใช้เงื่อนไขต่างๆ กัน  
     
  ระบบจัดเก็บเอกสารได้เริ่มมีการใช้งานที่ส่วนสารบรรณฯ เมื่อวันที่ 1 สิงหาคม 2549 โดยได้รับความร่วมมือจากเจ้าหน้าที่ของส่วนสารบรรณฯ เป็นอย่างดี ขณะนี้ทางส่วนสารบรรณฯ ได้จัดเก็บเอกสารเข้าสู่ระบบแล้วกว่า 5,000 รายการ และในวันที่ 1 ธันวาคม 2549 ทีมงานจะเปิดให้บุคลากรทุกท่านทำการค้นหาข้อมูลต่างๆ ที่ต้องการหรือที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรแต่ละท่าน หากได้รับการตอบรับเป็นอย่างดี คาดว่าระบบจะสามารถขยายผลไปให้หน่วยงานอื่นที่สนใจนำไปใช้ได้ในเร็วๆ นี้ ในระหว่างนี้หากหน่วยงานใดสนใจที่จะนำระบบจัดเก็บเอกสารไปทดลองใช้ภายในหน่วยงานก็สามารถติดต่อทีมงานได้โดยตรง  
     
  ลักษณะการพัฒนาระบบเป็นแบบ Web-based ซึ่งผู้ใช้สามารถใช้งานได้ง่ายโดยผ่านทางเว็บเบราเซอร์ ได้แก่ Internet Explorer (IE) ดังนั้นถ้าเครื่องคอมพิวเตอร์ของท่านต่อเชื่อมกับระบบเครื่อข่ายของมหาวิทยาลัย ท่านก็สามารถใช้ระบบนี้ได้ทันที  
     
  การใช้งานระบบจัดเก็บเอกสาร  
          ท่านสามารถเข้าใช้งานระบบจัดเก็บเอกสารได้ 2 รูปแบบ (หลังจาก login เข้าสู่ระบบแล้ว) ได้แก่  
          1. ทำการค้นหาเอกสารต่างๆ ตามเงื่อนไขที่ท่านระบุ ผ่านทางลิงค์ e-document(ส่วนสารบรรณและนิติการ)              จากหน้าหลักของระบบ MIS ซึ่งจะเปิดให้บริการในวันที่ 1 ธันวาคม 2549 นี้ หรือ
          2. ทำการตรวจสอบเอกสารส่วนบุคคล เช่น คำสั่งแต่งตั้ง คณะกรรมการ ประกาศ และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง 
              ซึ่งทางทีมงานกำลังพัฒนาและจะเปิดให้บริการในลำดับถัดไป
 
     
  การแสดงผล  
          ขณะนี้ระบบสามารถแสดงผลตามเงื่อนไขที่กำหนดได้ สามารถจัดพิมพ์ผลออกทางเครื่องพิมพ์ ได้ และดูรายละเอียดของเอกสารต้นฉบับได้  
     
  ความต้องการของระบบ  
          1. เครื่องคอมพิวเตอร์
                - แบบ Celeron ขนาด 1.5 GB แนะนำ 2 GB
                - หน่วยความจำอย่างต่ำ 256 MB แนะนำ 512 MB
                - พื้นที่ว่างในฮาร์ดดิสอย่างน้อย 40 GB แนะนำ 80 GB
 
          2. เครื่อง Scanner
                - รุ่น Scanjet automatic feeder
                - ความละเอียดอย่างต่ำ 300 dpi
                - สามารถ Scan สีเทาและขาว-ดำได้ (Gray scale และ Black & White)
 
     
  หลักการทำงานของระบบ  
        1. ผู้ใช้บันทึกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับใช้ในการค้นหาผ่านโปรแกรมที่ทางทีมงาน MIS พัฒนา
        2. Scan เอกสารผ่านเครื่อง scanner ที่ต่อพ่วงกับเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้
        3. ทำการจัดส่งข้อมูลจากเครื่องผู้ใช้ไปยังเครื่อง Server
        4. ผู้ใช้ค้นหาและ view เอกสารผ่านโปรแกรมที่ทีมงาน MIS พัฒนา
 
     
  ภาพหลักการทำงานของระบบ  
     
 
 
     

หากพบข้อผิดพลาด โปรดแจ้งทีมงาน MIS โทร. 4076
จัดทำโดย สถานส่งเสริมและพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) โทรศัพท์ 044224076, 044224079, 044224086 โทรสาร 044224020 Email: sut-mis@sut.ac.th