รหัสพนักงาน
รหัสผ่าน
หากลืมรหัสผ่าน Click ที่นี่


ข่าวประชาสัมพันธ์
คู่มือ


 มารู้จักกับระบบจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานต่างๆ ภายใน มทส.กันเถอะ 
  
 หน่วยงานหลักภายใน มทส. ขณะนี้มีมากกว่า 32 หน่วยงานซึ่งมีทั้งหน่วยงานขนาดใหญ่อาทิเช่น ศูนย์ต่างๆ และสถาบัน หน่วยงานขนาดปานกลางอาทิเช่น ส่วนงานต่างๆ และหน่วยงานขนาดเล็กอาทิเช่น โครงการต่างๆ โดยแต่ละหน่วยงานในปัจจุบันจะมีการจัดทำหนังสือหรือเอกสารทั้งจัดทำขึ้นเองและรับจากภายในและภายนอก ซึ่งปริมาณกระดาษก็ยิ่งนับวันเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เมื่อเอกสารมีปริมาณเพิ่มมากขึ้นการสืบค้นเอกสารก็ยากขึ้นเป็นเงาตามตัว และที่ผ่านมาบางหน่วยงานก็เก็บข้อมูลลงเครื่องคอมพิวเตอร์บ้าง เก็บลงบนแผ่นดิสก์บ้าง พิมพ์และเก็บเป็นกระดาษบ้าง หลายต่อหลายครั้งที่เรามักจะได้ยินอยู่เสมอว่าเอกสารหายหรือถูกทำลายในกรณีที่เก็บลงเครื่องฯ และค้นหาไม่พบหรือพบก็ใช้เวลาในการสืบค้นนานมากในกรณีที่เก็บเป็นกระดาษ  
   
 ด้วยเหตุนี้เองผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายบริหาร(รศ.ดร.อนันต์ ทองระอา)และสถานส่งเสริมและพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ(MIS) ได้ตระหนักถึงปัญหาดังกล่าว จึงได้ร่วมกับตัวแทนของหน่วยงานต่างๆ พัฒนาระบบจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานขึ้น เพื่อจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ สะดวกและง่ายต่อการค้นหา สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกันได้ทั้งระบบแบบ online หรือ real time สามารถลิงค์เข้ากับระบบจัดเก็บเอกสารกลางของส่วนสารบรรณและนิติการและระบบ MIS ของมหาวิทยาลัยได้ 
   
 ระบบจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานเป็นระบบที่ใช้ได้ทั้งภายใน มทส. (อินทราเน็ต) และภายนอก มทส. (internet) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บและการค้นหาเอกสารต่าง ๆ โดยระบบจะจัดเก็บทั้งข้อมูลที่ใช้สำหรับในการสืบค้น อาทิเช่น เอกสารการประชุม หนังสือเข้า-ออก คำสั่ง ประกาศ ระเบียบ ข้อบังคับของหน่วยงานต่างๆ ที่จัดทำขึ้น หรืออคู่มือ/เอกสารที่เกี่ยวกับนักศึกษา คำของบประมาณ เอกสารการยืนยันคำของบประมาณ SAR และอื่นๆโดยเอกสารต้นฉบับจะถูกจัดเก็บในรูปแบบของไฟล์ต่างๆ อาทิเช่น word,excel และ pdf โดยที่เจ้าหน้าที่ของหน่วยงาน/ฝ่าย/งาน ต่างๆ สามารถแนบไฟล์ดังกล่าวขึ้นสู่ระบบได้โดยง่าย หรือหากไม่มีไฟล์ เจ้าหน้าที่สามารถ scan เอกสารผ่านเครื่อง scanner และแนบไฟล์ดังกล่าวผ่านระบบจัดเก็บเอกสารนี้ได้ทันที  
   
 ลักษณะการพัฒนาระบบเป็นแบบ Web-based สามารถรองรับการทำงานในลักษณะ multi-user และ mulit-login ได้ ซึ่งผู้ใช้สามารถใช้งานได้ง่ายโดยผ่านทางเว็บเบราเซอร์ ได้แก่ Internet Explorer (IE) ดังนั้นถ้าเครื่องคอมพิวเตอร์ของท่านต่อเชื่อมกับระบบเครื่อข่ายของมหาวิทยาลัย ท่านก็สามารถใช้ระบบนี้ได้ทันที 
   
 การใช้งานระบบจัดเก็บเอกสาร 
 ท่านสามารถเข้าใช้งานระบบจัดเก็บเอกสารได้ 2 รูปแบบ (หลังจาก login เข้าสู่ระบบแล้ว) ได้แก่ 
 
ทำการค้นหาเอกสารต่างๆ ตามเงื่อนไขที่ท่านระบุ ผ่านทางลิงค์ e-document(หน่วยงาน)จากหน้าหลักของระบบ MIS
ซึ่งจะเปิดให้บริการในเร็วๆ นี้ หรือ
ทำการตรวจสอบเอกสารส่วนบุคคล เช่น คำสั่งแต่งตั้ง คณะกรรมการ ประกาศ และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
ซึ่งทางทีมงานกำลังพัฒนาและจะเปิดให้บริการในลำดับถัดไป
 
   
 การแสดงผล 
 ขณะนี้ระบบสามารถแสดงผลตามเงื่อนไขที่กำหนดได้ สามารถจัดพิมพ์ผลออกทางเครื่องพิมพ์ ได้ และดูรายละเอียดของเอกสารต้นฉบับได้  
   
 ความต้องการของระบบ 
 
เครื่องคอมพิวเตอร์
แบบ Celeron ขนาด 1.5 GB แนะนำ 2 GB
หน่วยความจำอย่างต่ำ 256 MB แนะนำ 512 MB
พื้นที่ว่างในฮาร์ดดิสอย่างน้อย 40 GB แนะนำ 80 GB
เครื่อง Scanner
รุ่น Scanjet automatic feeder
ความละเอียดอย่างต่ำ 300 dpi
สามารถ Scan สีเทาและขาว-ดำได้ (Gray scale และ Black & White)
 
   
 หลักการทำงานของระบบ 
 
1.ผู้ใช้บันทึกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับใช้ในการค้นหาผ่านโปรแกรมที่ทางทีมงาน MIS พัฒนา
2.Scan เอกสารผ่านเครื่อง scanner ที่ต่อพ่วงกับเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ หรือในกรณีที่มีไฟล์อยู่แล้วให้แนบไฟล์ผ่านทางระบบ
3.ทำการจัดส่งข้อมูลจากเครื่องผู้ใช้ไปยังเครื่อง Server
4.ผู้ใช้ค้นหาและ view เอกสารผ่านโปรแกรมที่ทีมงาน MIS พัฒนา
 
   
 ภาพหลักการทำงานของระบบ 
 
 
   
   

หากพบข้อผิดพลาด โปรดแจ้งทีมงาน MIS โทร. 4076
จัดทำโดย สถานส่งเสริมและพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) โทรศัพท์ 044224076, 044224079, 044224086 โทรสาร 044224020 Email: sut-mis@sut.ac.th