รหัสพนักงาน
   
รหัสผ่าน
   
หากลืมรหัสผ่าน Click ที่นี่
ข่าวประชาสัมพันธ์
คู่มือ


 มารู้จักกับระบบจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานต่างๆ ภายใน มทส.กันเถอะ 
  
 หน่วยงานหลักภายใน มทส. ขณะนี้มีมากกว่า 32 หน่วยงานซึ่งมีทั้งหน่วยงานขนาดใหญ่อาทิเช่น ศูนย์ต่างๆ และสถาบัน หน่วยงานขนาดปานกลางอาทิเช่น ส่วนงานต่างๆ และหน่วยงานขนาดเล็กอาทิเช่น โครงการต่างๆ โดยแต่ละหน่วยงานในปัจจุบันจะมีการจัดทำหนังสือหรือเอกสารทั้งจัดทำขึ้นเองและรับจากภายในและภายนอก ซึ่งปริมาณกระดาษก็ยิ่งนับวันเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เมื่อเอกสารมีปริมาณเพิ่มมากขึ้นการสืบค้นเอกสารก็ยากขึ้นเป็นเงาตามตัว และที่ผ่านมาบางหน่วยงานก็เก็บข้อมูลลงเครื่องคอมพิวเตอร์บ้าง เก็บลงบนแผ่นดิสก์บ้าง พิมพ์และเก็บเป็นกระดาษบ้าง หลายต่อหลายครั้งที่เรามักจะได้ยินอยู่เสมอว่าเอกสารหายหรือถูกทำลายในกรณีที่เก็บลงเครื่องฯ และค้นหาไม่พบหรือพบก็ใช้เวลาในการสืบค้นนานมากในกรณีที่เก็บเป็นกระดาษ  
   
 ด้วยเหตุนี้เองผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายบริหาร(รศ.ดร.อนันต์ ทองระอา)และสถานส่งเสริมและพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ(MIS) ได้ตระหนักถึงปัญหาดังกล่าว จึงได้ร่วมกับตัวแทนของหน่วยงานต่างๆ พัฒนาระบบจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานขึ้น เพื่อจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ สะดวกและง่ายต่อการค้นหา สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกันได้ทั้งระบบแบบ online หรือ real time สามารถลิงค์เข้ากับระบบจัดเก็บเอกสารกลางของส่วนสารบรรณและนิติการและระบบ MIS ของมหาวิทยาลัยได้ 
   
 ระบบจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานเป็นระบบที่ใช้ได้ทั้งภายใน มทส. (อินทราเน็ต) และภายนอก มทส. (internet) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บและการค้นหาเอกสารต่าง ๆ โดยระบบจะจัดเก็บทั้งข้อมูลที่ใช้สำหรับในการสืบค้น อาทิเช่น เอกสารการประชุม หนังสือเข้า-ออก คำสั่ง ประกาศ ระเบียบ ข้อบังคับของหน่วยงานต่างๆ ที่จัดทำขึ้น หรืออคู่มือ/เอกสารที่เกี่ยวกับนักศึกษา คำของบประมาณ เอกสารการยืนยันคำของบประมาณ SAR และอื่นๆโดยเอกสารต้นฉบับจะถูกจัดเก็บในรูปแบบของไฟล์ต่างๆ อาทิเช่น word,excel และ pdf โดยที่เจ้าหน้าที่ของหน่วยงาน/ฝ่าย/งาน ต่างๆ สามารถแนบไฟล์ดังกล่าวขึ้นสู่ระบบได้โดยง่าย หรือหากไม่มีไฟล์ เจ้าหน้าที่สามารถ scan เอกสารผ่านเครื่อง scanner และแนบไฟล์ดังกล่าวผ่านระบบจัดเก็บเอกสารนี้ได้ทันที  
   
 ลักษณะการพัฒนาระบบเป็นแบบ Web-based สามารถรองรับการทำงานในลักษณะ multi-user และ mulit-login ได้ ซึ่งผู้ใช้สามารถใช้งานได้ง่ายโดยผ่านทางเว็บเบราเซอร์ ได้แก่ Internet Explorer (IE) ดังนั้นถ้าเครื่องคอมพิวเตอร์ของท่านต่อเชื่อมกับระบบเครื่อข่ายของมหาวิทยาลัย ท่านก็สามารถใช้ระบบนี้ได้ทันที 
   
 การใช้งานระบบจัดเก็บเอกสาร 
 ท่านสามารถเข้าใช้งานระบบจัดเก็บเอกสารได้ 2 รูปแบบ (หลังจาก login เข้าสู่ระบบแล้ว) ได้แก่ 
 
ทำการค้นหาเอกสารต่างๆ ตามเงื่อนไขที่ท่านระบุ ผ่านทางลิงค์ e-document(หน่วยงาน)จากหน้าหลักของระบบ MIS
ซึ่งจะเปิดให้บริการในเร็วๆ นี้ หรือ
ทำการตรวจสอบเอกสารส่วนบุคคล เช่น คำสั่งแต่งตั้ง คณะกรรมการ ประกาศ และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
ซึ่งทางทีมงานกำลังพัฒนาและจะเปิดให้บริการในลำดับถัดไป
 
   
 การแสดงผล 
 ขณะนี้ระบบสามารถแสดงผลตามเงื่อนไขที่กำหนดได้ สามารถจัดพิมพ์ผลออกทางเครื่องพิมพ์ ได้ และดูรายละเอียดของเอกสารต้นฉบับได้  
   
 ความต้องการของระบบ 
 
เครื่องคอมพิวเตอร์
แบบ Celeron ขนาด 1.5 GB แนะนำ 2 GB
หน่วยความจำอย่างต่ำ 256 MB แนะนำ 512 MB
พื้นที่ว่างในฮาร์ดดิสอย่างน้อย 40 GB แนะนำ 80 GB
เครื่อง Scanner
รุ่น Scanjet automatic feeder
ความละเอียดอย่างต่ำ 300 dpi
สามารถ Scan สีเทาและขาว-ดำได้ (Gray scale และ Black & White)
 
   
 หลักการทำงานของระบบ 
 
1.ผู้ใช้บันทึกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับใช้ในการค้นหาผ่านโปรแกรมที่ทางทีมงาน MIS พัฒนา
2.Scan เอกสารผ่านเครื่อง scanner ที่ต่อพ่วงกับเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ หรือในกรณีที่มีไฟล์อยู่แล้วให้แนบไฟล์ผ่านทางระบบ
3.ทำการจัดส่งข้อมูลจากเครื่องผู้ใช้ไปยังเครื่อง Server
4.ผู้ใช้ค้นหาและ view เอกสารผ่านโปรแกรมที่ทีมงาน MIS พัฒนา
 
   
 ภาพหลักการทำงานของระบบ 
 
 
   
   

จัดทำโดย สถานส่งเสริมและพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) Email: sut-mis@sut.ac.th